3. Principe et Utilisation de la fonction "Impression par Word de Lettres type" (3ème méthode)

Ce mode d'édition et d'impression par l'intermédiaire de Microsoft Word, nécessite une mise en oeuvre relativement complexe exposée dans le paragraphe 5 suivant; mise en oeuvre qui suppose une bonne connaissance de Microsoft Word et en particulier de l'utilisation de la fonction "Fusion Publipostage" exposée au chapitre 2.
Par contre, après son installation, l'utilisation de cette fonction  est simple et rapide.

Cette méthode repose sur la création d'un tableau image des Écrans Courrier ou Mailing et, de ce fait, contenant tous les champs nécessaires à la création d'un courrier personnalisé.
Ce tableau situé dans le répertoire de l'application, est de format:
. Word, portant le nom de la base suivi de "_Liaison.doc", si l'option de traitement N°13 est "W".
. Excel, portant le nom de la base suivi de "_Liaison.xls", , si l'option de traitement N°13 est "X".
(Démo_Liaison.doc ou Démo_Liaison.xls dans le cas une base Démo.mdb)

Il est possible d'enregistrer toutes les adresses ou uniquement celles contenant "OUI" dans la colonne "Imprime".

Ce document de format tableau contient tous les champs à insérer (notamment les adresses), et en plus, le champ "Code_Lettre" permettant d'associer les lettres (ou lignes du tableau Word), aux lettres-types Word (similaires aux lettres-types Déclic).
Ce tableau qui sert de lien entre Déclic et Word sera par la suite désigné "Tableau de Liaison".
Notons qu'il doit y avoir autant de lettres-types Word que de lettres-types Déclic (c'est à dire de lignes dans la boite de dialogue de Sélection des Lettres-Types de l'Écran Principal). Chaque lettre-type Word porte le nom de la base de données suivi de la "lettre", code de la lettre-type correspondante de Déclic (DémoX.doc pour une base Démo et un code lettre "X").
Chaque lettre-type Word comporte une "Requête " (au sens Word) sur le champ "Code_Lettre" égal à "X" ("X" étant la "lettre" du code de la lettre-type).

Le lancement de l'impression provoque également (en plus de la création du "Tableau de Liaison"  ci-dessus mentionné) le lancement de "Word", et l'ouverture du document Word qui est aussi situé dans le répertoire de l'application et qui porte le même nom que la base de données (Démo.doc pour la base Démo). Ce document contient un bouton-image qui lance une Macro nommée "Lettre". Cette Macro "Lettre" a pour fonction:
. d'afficher la liste des Lettres-types prévues avec pour chacune d'elles, le titre de la lettre et le nombre de lettres à imprimer.
. de charger (après confirmation) les Lettres-types Word concernées, liées par Publipostage  au "Tableau t de Liaison" comme indiqué ci-dessus.

Ces lettres-types Word permettent, après vérification et éventuellement modification du texte, d'imprimer les lettres-types prévues dans Déclic en bénéficiant de toutes les possibilités de mise en forme de Word (justification, insertion d'image ...).

Cette fonction "Impression par Word" permet donc une utilisation des lettres-types similaire à celle de la fonction "Impression" interne: l'utilisateur décide de l'impression de ses lettres- types tout au long de son exploitation (en utilisant les zones courriers et la liste des courriers type de l'écran principal) et imprime les divers courriers type qu'il a choisi, avec Word, en fin d'exploitation, par la fonction "Impression par Word".