DÉCLIC N° 9

Sommaire

1. Nouvelle Fonction Spéciale du logiciel Déclic : 
  Modifier le panel de choix de bases de données de l'écran d'accueil
2. Utilisation de plusieurs bases de données Déclic
 2.1 Utilisation de plusieurs bases de données de même structure
 2.2 Utilisation de plusieurs bases de données de structures différentes
3. Trois Didacticiels disponibles
 3.1 Le Paramétrage initial du logiciel
 3.2 L'utilisation en réseau - Paramétrage initial et modalités d'utilisation
 3.3 Les fonctions d'Importations et d'Exportations de données
4.  Au Sommaire de DÉCLIC  N°10 à paraître le 15 mai 2001

1. Nouvelle Fonction Spéciale du logiciel Déclic: Modifier le panel de choix de bases de données de l'écran d'accueil
Dans les versions précédentes du logiciel, pour modifier le panel de choix de bases de données de l'écran d'accueil, il fallait utiliser le bouton "Panel" de l'écran principal et modifier le fichier texte Bases.txt en respectant sa structure, ce qui n'était pas très fonctionnel.
Maintenant il convient d'utiliser la nouvelle fonction spéciale "Modifier le panel de choix de bases de données" qui affiche l'écran ci-dessous.

Il suffit de remplir, pour chaque base de données (ou chaque ligne) la zone Libellé et la zone Chemin sans se soucier de la longueur de ces zones qui ont été considérablement augmentées.
Pour chercher les chemins, il est très pratique et fiable d'utiliser le bouton "parcourir" qui permet de coller les chemins dans le presse papier.
Cette nouvelle fonction spéciale simplifie et fiabilise la modification du panel de choix des bases de données et facilite ainsi l'utilisation de plusieurs bases ci-dessous abordée.

2. Utilisation de plusieurs bases de données Déclic
Une des fonctionnalités particulièrement importante, car elle élargit notablement le champ du logiciel Déclic, réside dans la possibilité d'utiliser plusieurs bases de données de structures identiques ou de structures différentes. Ce qui permet, comme indiqué ci-dessous, une utilisation du logiciel pour des applications distinctes qui peuvent être de natures très diverses.
 2.1 Utilisation de plusieurs bases de données de même structure
Rappelons les principales fonctions connexes à l'utilisation de plusieurs bases de données :
. Création de bases de données vides (avec la structure de la base courante). Cette fonction crée une base identique à la base utilisée pour sa création, vide de fiche. Le paramétrage (noms des champs, listes, ...) est donc conservé. Après la création de la base de données vide, la base courante (de départ)  est toujours active; pour accéder à la base vide, il suffit d'utiliser la fonction ci-dessous.
. Choix d'une nouvelle base de données active. Cette fonction permet d'accéder très rapidement à une autre base de données sans sortir du logiciel.
. Transferts de fiches d'une base de données à une autre. Les fonctions "Importation à partir d'une Base Déclic" et "Exportation vers une Base Déclic" permettent des transferts rapides et fiables de fiches préalablement repérées (voir le Didacticiel sur les "Fonctions d'importations et d'exportations").
Pour montrer l'intérêt de l'utilisation de plusieurs bases de données de structure identique, citons quelques exemples concrets :
. Cas de plusieurs utilisateurs non reliés en réseau et disposant chacun d'une base de données.
. Cas de plusieurs types de fiches, de typologies différentes, par exemple des fiches actives et des fiches rebutées. L'utilisation d'une base rebut est utile, car il est beaucoup plus sécurisant d'éliminer un prospect en le transférant dans une base rebut (opération réversible) qu'en le supprimant purement et simplement.
 2.2 Utilisation de plusieurs bases de données de structures différentes
Étant donné que le paramétrage est contenu dans chaque base de données, il est possible d'utiliser le logiciel pour des applications totalement différentes avec un paramétrage spécifique, adapté à chaque utilisation. Par exemple, une entreprise qui exerce plusieurs activités distinctes pourra disposée de plusieurs bases de données contenant chacune les informations spécifiques à chaque activité.
Nota: Il est possible de transférer des fiches entre 2 bases de données de structures différentes mais il convient de prendre quelques précautions. En effet si une zone est utilisée pour un site Internet dans une base et pour une activité dans l'autre, on risque de mélanger ce type d'information (les transferts d'une base à une autre portent sur des fiches complètes sans tenir compte des champs).

3. Trois Didacticiels disponibles
Les 3 didacticiels ci-dessous décrits sont actuellement disponibles sur le CDrom d'installation et sur le Site Internet www.declic-prospection.com/aide_sommaire.htm .  
Les 2 premiers didacticiels traitent du paramétrage initial du logiciel en utilisation mono-poste pour le premier multi-postes (ou réseau) pour le second.
Le 3ème didacticiel aborde  les fonctions d'Importations et d'Exportations de données et en particulier les importations à partir de fichiers en format texte délimité ou de tableaux; ce qui permet l'importation de fiches à partir d'autres applications Windows.
L'ensemble de ces 3 didacticiels contient tous les éléments nécessaires pour une mise en service du logiciel dans de bonnes conditions, mise en service qui consiste essentiellement à paramétrer le logiciel pour l'utilisation envisagée et à insérer les premières données provenant d'autres applications (tableaux Excel par exemple).

 3.1 Le Paramétrage initial du logiciel
Ce didacticiel présente les étapes à effectuer pour paramétrer une application mono-poste.
1. Créer une Base Vide à partir de la base de départ (Base1.mdb)
2. Insérer le nom de la nouvelle base dans l'écran d'accueil
3. Modifier le titre et le type de certaines zones de l'écran principal
4. Modifier certaines listes (ou tables)
5. Modifier certaines Options de traitement
6. Autres modifications à envisager

3.2 L'utilisation en réseau - Paramétrage initial et modalités d'utilisation
Ce didacticiel présente les étapes à effectuer pour mettre en réseau une application déjà paramétrée pour une utilisation mono-poste.
1. Localiser la base de données et paramétrer l'écran d'accueil
2. Choisir le type d'accès (illimité ou restreint) pour chaque utilisateur
3. Paramétrer la Table Utilisateur
4. Renseigner le code utilisateur dans les fiches
5. Transférer une fiche vers un autre utilisateur
6. Signature des comptes rendus d'entretien. Option de traitement 22

3.3 Les fonctions d'Importations et d'Exportations de données
Ce didacticiel présente les principales étapes à effectuer pour réaliser une importation à partir d'un tableau en format texte délimité ou Excel, opération d'import-export la plus importante puisqu'elle permet d'insérer des fiches. Les autres fonctions d'import-export qui présentent beaucoup d'analogies avec la précédente sont abordées au §7. 
1. Choisir des zones de réception dans l'écran principal pour toutes les colonnes
2. Mettre en forme le tableau pour l'Importation (zones adresse-ville et rue, civilité)
3. Épurage éventuel des caractères parasites (saut de ligne, tabulation)
4. Insertion dans le tableau de la ligne d'entête contenant le nom des champs
5. Sauvegarde en format texte délimité et Importation proprement dite
6. Récapitulation par un Exemple Concret d'Importation
7. Les autres fonctions d'import export

Tous ces Didacticiels font référence à un glossaire commun qui défini les principaux termes et les principaux concepts du logiciel.

4.  Au Sommaire de DÉCLIC  N°10 à paraître le 15 juin 2001
. Dernières améliorations de la version 6 des logiciels Déclic. En particulier :
Possibilité de personnaliser le logiciel en changeant l'image des écrans d'accueil et d'attente.
. Didacticiel  sur le repérage des fiches 
. Didacticiel  sur les fonctions Courrier-Mailing

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm

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