3. Au sommaire de DéclicN°85

1. Simplification des Fonctions Courrier
Au cours des 11 années de vie du logiciel Déclic, les fonctions Courrier se sont notablement compliquées et alourdies.
Au début, il n'était question que de courriers et mailings papier. Puis sont apparues les télécopies, maintenant supplantées par les Emails qui ont pris une place prépondérante dans la prospection.
Le logiciel Déclic s'est adapté à cette évolution au prix d'ajouts successifs qui l'ont compliqué.
La terminologie utilisée pour les Fonctions Courrier est devenue ambigüe. En particulier, au début, on utilisait le terme "courrier" pour désigner des "lettres" sur papier alors que maintenant ce terme désigne l'ensemble des documents lettres, fax ou emails.
Pour ces raisons, nous avons revu les Fonctions Courrier, dans un esprit de simplification et de clarification, dans les 4 directions suivantes:
1.1 Adoption d'une terminologie précise dont nous rappelons les principales définitions:
Documents de prospection: Tous types de documents expédiés à  partir du logiciel Déclic. Ils sont constitués des Courriers et des Mailings définis ci-dessous.
Tous les Documents de prospection sont réalisés à partir de Documents-types définis ci-dessous.
Courriers: Documents (Lettres, Emails, Fax) expédiés en petit nombre (quelques dizaines maximum), très fréquemment et de contenus variés.
Les traitements des Lettres d'une part, des Emails et des Fax d'autre part, sont nettement différents:
. les Lettres s'expédient à la journée et donc sont généralement éditées à la fin de la session,
. les Emails et les Fax, au contraire, sont expédiés immédiatement, "au fil de l'eau".
Mailings: Documents (lettres, Emails, Fax) expédiés en grand nombre avec une périodicité beaucoup plus faible et un contenu uniforme.
Documents-types: Modèles de courriers contenant des champs et caractérisés par un Code-Lettre de 2 caractères et un titre. On distingue :
. les Lettres-types (code lettre majuscule),
. les Emails-types ou les Fax-types (code lettre minuscule),
  ces derniers documents-types contiennent, au début, des lignes de service avec des informations utiles à l'expédition (adresse Email ou N° de Fax, Objet, ...)
Champs: Zones du document-type remplacées à l'édition par la valeur d'un champ de la fiche à laquelle se rapporte le courrier. Les zones de champs sont définies comme suit: <Nom-du Champ> où Nom-du Champ est le titre d'une colonne du tableau de l'écran Courrier, c'est-à-dire le nom d'une zone de l'écran principal (à quelques exceptions évidentes près: Date, Code_Let, …).

1.2 Utilisation d'un "tronc commun" pour les Emails et les Fax
Précédemment, les emails et les fax étaient traités séparément, bien que les fonctions qui les concernent soient très similaires. A présent, l'essentiel des emails et des fax est traité dans un tronc commun, et les spécificités sont reportées en annexe, ce qui rend l'utilisation plus simple et plus claire.

1.3 Amélioration de la présentation des Écrans Courrier

Ancien bouton

Nouveau bouton

Dans l'écran courrier, tous les messages on été revus, en tenant compte de la nouvelle terminologie ci-dessus rappelée et des modifications apportées. Le titrage de tous les boutons a été rendu beaucoup plus explicite, comme le montre les images ci-contre de l'ancien et du nouveau bouton "Créer, modifier, supprimer un courrier-type. Les bulles d'aide ont été corrigées et complétées.

1.4 Révision de la partie courrier de l'Aide du logiciel en tenant compte de la nouvelle terminologie et des modifications apportées. Le nouveau plan de la partie courrier de  l'Aide est le suivant:
13. LES COURRIERS (Lettres, Emails, Fax)
    13.1 Les Courriers-types, Création, Suppression et Modification
    13.2 Les Lettres
        13.2.1 Les 3 options du panel "Choix du type de courrier"
            13.2.1.1 Renseigner la zone courrier choisie avec le code sélectionné
            13.2.1.2 Lancer Word avec la Lettre-type sélectionnée dans le presse-papier
            13.2.1.3 Ouvrir un document Word ou Excel lié à la fiche courante
        13.2.2 La Sélection de Lettres dans l'écran courrier
        13.2.3 L'Impression des Lettres, Fichiers de liaison pour publipostage
        13.2.4 La Visualisation d'une Lettre
    13.3 Les Emails et les Fax
        13.3.1 Sélection et Expédition des Emails et des Fax
        13.3.2 Expédition des Emails et des Fax par l'intermédiaire de Microsoft Word
    13.4 Les services du Courrier
        13.4.1 L'Archive des Courriers (Lettres, Emails, Fax)
        13.4.2 Fonctions de Services du courrier
            13.4.2.1 Modification de la Date de Rappel des fiches repérées
            13.4.2.2 Ajout, Suppression, Remplacement d'un texte dans les Compte-rendus
            13.4.2.3 Transfert des lignes de Courrier vers Archive, Épuration de l'Archive
            13.4.2.4 Épuration du Tableau Archive

2. Amélioration du Bouton "Parcourir"
Rappelons l'intérêt de la fonction "Parcourir" qui permet, en parcourant tout l'environnement Windows:
. soit d'ouvrir un fichier (lancer l'application associée ou ouvrir le document avec le programme associé à son extension, dans Windows),
. soit de placer dans le presse-papier le chemin d'un fichier. Le collage d'un tel chemin dans l'Écran Principal, dans le Mémo, dans les Notes, permet d'obtenir un "lien cliquable" De même, le collage d'un tel chemin dans l'Écran Paramètres permet de renseigner les zones "Chemins Externes" et les Chemins des "Boutons Paramétrables".

Une difficulté survenait lorsque le chemin contenait des blancs, comme dans le cas de la figure: "C:\Program Files\Common Files\Test.xls", car le lien cliquable est délimité par le premier blanc devant et par le premier blanc derrière la position du curseur. Pour pouvoir utiliser un tel lien il était donc nécessaire de remplacer les blancs par des "~", ce qui donne dans le cas présent: "C:\Program~Files\Common~Files\Test.xls".
Comme le montre la figure, une nouvelle option permet de remplacer automatiquement les blancs par des "~" dans le chemin collé dans le presse-papier.
Cette nouvelle option facilite notablement l'utilisation des liens cliquables, fonctionnalité importante du logiciel Déclic.

3. Au sommaire de DéclicN°85 à paraître le 15 avril 2008 et des suivantes
. Emails entièrement automatisés par la macro "Email"
. Nouvelle rubrique "FORMATION" sur le site Internet Déclic.
. Nouveaux didacticiels sur les fonctions de Recherche d'informations dans une base Déclic.

Les Déclic Précédentes sont disponibles