Sommaire
1. Nouvelle possibilité d'importer une Table Déclic à partir d'un tableau Excel
2. Importante amélioration de la Vérification-Compression des bases de données Déclic
3. Nécessité d'une épuration périodique des bases de données de prospection 
4. Au sommaire de DéclicN°83

1. Nouvelle possibilité d'importer une Table Déclic à partir d'un tableau Excel
Certains utilisateurs éprouvent le besoin d'importer un tableau déjà constitué sous Excel, dans une table Déclic; par exemple: une liste de produits, une liste de comptes. Cette opération évite la saisie des lignes de la table; ce qui est d'autant plus intéressant que le nombre de lignes de la table est plus important.
Les tables Déclic concernées sont les tables que l'on met normalement à jour, à l'aide du bouton "Sélectionner un Fichier ou une Table".
Remarquons que la mise à jour d'un tableau Excel est beaucoup plus simple que celle d'une table Déclic comportant un grand nombre de lignes. Il peut donc être intéressant pour mettre à jour une table Déclic, de l'exporter, de la mettre à jour sous Excel, puis de la réimporter. 
Notons que l'ordre de la table importée est identique à celui du tableau Excel. Il peut donc être aussi intéressant pour modifier l'ordre d'une table Déclic, de l'exporter, de modifier l'ordre sous Excel, puis de la réimporter. 

La procédure à suivre pour importer un tableau Excel dans une table Déclic est la suivante:
1. Sous Excel, enregistrer le tableau à importer sous le Type « Texte, séparateur tabulation ».
2. Noter le nom Access de la table dans laquelle on veut importer, en affichant cette table dans l’écran "Outils" et en faisant un clic droit sur le nom Déclic de la table, en bas et au centre de l’écran. (Ce nom Access de la table est différent du nom Déclic qui, lui, est paramétrable).
3. Dans l’écran d’Accueil de Déclic, faire un clic droit sur le bouton « Didacticiels » qui devient rouge et se transforme en « Dépannage ». Faire un clic gauche sur « Dépannage ».
4. Dans l’écran « Services Déclic » choisir « Outils pour B.deD. … » puis, cliquer sur le bouton « Importation » (en bas et à droite) puis, suivre les instructions.

La procédure suppose l'utilisation d'une version de Déclic 2008.1 ou ultérieure.

2. Importante amélioration de la Vérification-Compression des bases de données Déclic
Ce paragraphe ne concerne que les utilisateurs en réseau sur un grand nombre de postes (supérieur à 5). Certains des utilisateurs de cette catégorie, constatent de fréquents blocages sur un, plusieurs et même tous les postes, ce qui les oblige à arrêter, puis à relancer Déclic sur les postes concernés. Dans certains cas il est même nécessaire de fermer Déclic sur tous les postes et d'effectuer une "Réparation" (clic droit sur le bouton "OK" de l'écran d'accueil qui devient "Répare").
Les causes de ces disfonctionnements, extérieures au logiciel Déclic, sont multiples. Citons les principales:
. défaillance d'un poste utilisateur provenant d'un manque de ressources ou d'une panne,
. faiblesse du réseau qui ne parvient plus à gérer correctement toutes les requêtes à la base de données,
. alourdissement excessif de la base de données Access. Les bases de données Access, soumises à des utilisations intensives et prolongées, s'alourdissent car les fiches supprimées ne le sont que logiquement et restent physiquement dans la base. Il est donc nécessaire de procéder périodiquement à des compressions de la base pour supprimer ces informations inutiles, faute de quoi l'exploitation risque de ralentir et même de bloquer. Cette situation est similaire à celle des disques durs qui nécessitent des défragmentations périodiques pour fonctionner correctement,
. dégradation d'une (ou plusieurs) fiche(s) de la base de donnée Access.
Citons 2 facteurs aggravants, en toutes circonstances:
. un nombre important de postes (supérieur à 10 ou 20 postes, en fonction de la qualité du réseau),
. une base de donnée volumineuse (comportant plus de 5.000, 10.000 fiches, en fonction de la qualité du réseau),
. des postes ne disposant pas de ressources suffisantes (vieux ordinateurs lents, avec une mémoire insuffisante),
. des postes hétérogènes (systèmes d'exploitation Windows différents, versions de Déclic différentes).

Les principales anomalies qui provoquent un disfonctionnement sont:
. les zones "Comptes rendus des Entretiens" et "Mémo" en format "RichText" (texte enrichi: gras, couleurs) dégradées,
. la zone "N° de Fiche" à 0.
Dans les versions 2008.2 Rev14 ou ultérieures, la fonction "Compression-Vérification" (Fonctions Spéciales de l'écran Outils) a été complétée par des contrôles concernant ces 2 situations:
. les zones   "Comptes rendus des Entretiens" et "Mémo" sont transformées, en cas d'anomalie, en format texte non enrichi et, si l'anomalie persiste, vidées de leur contenu, après information de l'utilisateur,
. la zone "N° de Fiche" est renseignée au 1er numéro disponible si elle est renseignée à 0.
Ces compléments de vérification diminuent sensiblement les disfonctionnements.

Rappelons qu'il est très utile pour les sites affectés par des disfonctionnements, de positionner l'option de traitement N° 38 à "C" pour provoquer une "Compression-Vérification" à chaque première ouverture de la base de données.

 3. Nécessité d'une épuration périodique des bases de données de prospection 
Il est périodiquement nécessaire (en début d'année par exemple) de supprimer, d'une base de données prospection, les fiches devenues sans intérêt. En effet, plus le nombre de fiches d'une base est faible, plus l'exploitation de cette base est rapide et fiable.

Pour que cette opération d'épuration s'effectue sans risque, il est intéressant d'archiver (ou conserver) les fiches épurées dans une base "Archive" et de mettre au point une méthode permettant de retrouver facilement ces fiches en cas de besoin. En effet, il arrive que des prospects se manifestent spontanément, alors qu'ils avaient considérés comme sans intérêt.
La méthode proposée repose sur la constitution, dans la base épurée, d'une "Fiche Épuration", avec une ligne par fiche archivée contenant les zones les plus utiles. Une recherche sur ces informations signalera alors que la fiche a été archivée.

La procédure à suivre pour épurer une  base Déclic, déjà décrite en détail dans DéclicN°71, est la suivante:
. repérage des fiches à épurer,
. transfert des fiches à épurer vers la base "Archive",
. réalisation d'une "Fiche Épuration" (ou "Archive").

4. Au sommaire de DéclicN°83 à paraître le 15 février 2008 et des suivantes
. Amélioration des fonctions "Index" et "Recherche" de l'Aide Déclic
. Nouvelle rubrique "FORMATION" sur le site Internet Déclic.
. Nouveaux didacticiels sur les fonctions de Recherche d'informations dans une base Déclic.

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm
 

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