Sommaire
1. Contrôles et traitements des zones de l'écran principal et du mémo
2. Mise à disposition de la version Déclic 2008.2
3. Au sommaire de DéclicN°82

1. Contrôles et traitements des zones de l'écran principal et du mémo
Pour les petites et moyennes bases de données, de nombreux contrôles et traitements peuvent être réalisées avec Excel en utilisant des formules adaptées, comme exposé dans le didacticiel "Fonction d'Importation et d'Exportation de données" au paragraphe "Mise en forme du tableau pour l'importation". C'est le cas notamment de la concaténation (réunion en une seule zone ou cellule pour Excel) des prénoms et noms des correspondants, et des composantes des adresses-rues.
Mais les tableaux Excel étant limités à 65.536 lignes, ces opérations sur des bases de plus de 65.536 enregistrements (ou fiches) nécessitent un partitionnement de la base et des exportations et importations de chacune des parties; ce qui est très long et source d'erreurs.
L'apparition de plus en plus fréquente de très grosses bases de données (dépassant de beaucoup 65.536 fiches) utilisées pour les mailings et surtout les Emailings, a nécessité le développement de fonctions de contrôles et de traitements sur les zones des bases de données Déclic (zones de l'écran principal et du mémo). C'est l'objet de l'utilitaire "Contrôles et traitements sur les zones de l'écran principal et du mémo" ci-dessous décrit. Cet utilitaire qui affiche l'écran ci-dessous, se lance à partir de la rubrique "Contrôle, Structuration des zones. Doublons" des "Fonctions Spéciales" de l'écran "Outils".

Toutes les fonctions de l'utilitaire correspondant aux boutons ci-dessus, sont appliquées à une ou deux zones de toutes les fiches de la base de données. On distingue:

Les Fonctions portant sur une seule zone dont le titre figure dans la première "Zone à contrôler ou à traiter", en haut:
. Contrôle de la structure des Emails. Cette fonction repère, avec la coche blanche, toutes les fiches dont la zone contient un Email de structure invalide (absence d'un "@", présence de blanc, ...).
. Modifications de la casse. Ces fonctions transforment la zone en
. MAJUSCULE,
. minuscule,
. Nom Propre (majuscule au début de chaque mot).
. Nom Propre Traité (majuscule au début de chaque mot, sauf pour "le", "la", "les", "de", "du", "des", "l'", "d'", "et", non situés au début). Cette dernière fonction est très utile pour les noms de personnes. Elle transforme
"De La Tour Du Pin" en "De la Tour du Pin"

Les Fonctions portant sur deux zones dont les titres figurent dans la première "Zone à contrôler ou à traiter", en haut, et dans la seconde, en dessous:
. Copie de la première zone dans la seconde.
. Interversion de la première zone avec la seconde.
. Concaténation (c'est à dire mise bout à bout) de la première zone avec la seconde, en les séparant par le séparateur choisi (le séparateur par défaut étant un blanc). Le résultat est placé dans la première zone dont le contenu initial est perdu. Si l'une des 2 zones est vide, elle n'est pas concaténée.
Par exemple pour concaténer un Prénom et un Nom, il suffit d'indiquer en première zone le titre de la zone de l'écran principal ou du mémo contenant le Prénom et en seconde zone le titre de la zone contenant le Nom. 
. Comptage du nombre de caractères. Pour chaque fiche le nombre de caractères de la première zone est placé dans la seconde dont le contenu initial est perdu. Cette fonction peut, par exemple, être utilisée pour vérifier que la zone "Code Postal" comporte toujours bien 5 caractères.

Signalons les fonctions connexes situées dans la même rubrique des "Fonctions Spéciales" de l'écran "Outils":
 . Structuration des N° de Téléphone et Fax
. Changement du format des zones de l'écran principal et du mémo (texte, numérique, date)
. Uniformisation de la taille des caractères des zones "Compte rendu des Entretiens" et "Mémo"
L'ensemble de toutes ces fonctions permettent d'effectuer tous les contrôles et traitements qu'il est nécessaire d'effectuer sur les zones des bases de données Déclic (déplacement de zones, normalisation, amélioration de la présentation, ...).

2. Mise à disposition de la version Déclic 2008.2.
Les premières utilisations de la version 2008.1 de Déclic se sont révélées très positives; en particulier l'utilisation de la "Liste des Fiches à Rappeler" apporte une amélioration fondamentale pour la Fonction Rappel.
Toutefois, nous avons remarqué la possibilité de certaines mauvaises utilisations. Notamment, l'utilisation systématique du bouton "Mode Rappel" de l'écran "Liste des Fiches à Rappeler". Dorénavant, ce bouton n'est validé que si l'on n'est pas encore passé en mode rappel, ce qui évite toute utilisation intempestive du bouton "Mode Rappel".
Par ailleurs, une erreur se produisant dans certains cas de fermeture du logiciel et signalée par le message "Erreur d'exécution 424, un objet requis" a été corrigée.
De plus, la mise à jour 2008.2 comprend le nouvel utilitaire "Contrôles et traitements sur les zones de l'écran principal et du mémo" ci-dessus décrit.
Pour ces raisons, nous conseillons vivement l'installation de cette mise à jour 2008.2.
Rappelons que l'installation de la mise à jour, s'effectue très simplement en moins d'une minute, en cliquant sur le bouton "MàJ Internet" de l'écran d'accueil, et en suivant les instructions.

4. Au sommaire de DéclicN°82 à paraître le 15 janvier 2008 et des suivantes
. Possibilité d'importation d'une table (normalement mise à jour dans l'écran Outils) à partir d'un tableau Excel.
. Nouvelle rubrique "FORMATION" sur le site Internet Déclic.
. Nouveaux didacticiels sur les fonctions de Recherche d'informations dans une base Déclic.

Les Déclic   Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm
 

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