Sommaire

1. La nouvelle utilisation du logiciel Déclic:  la gestion de très grosses bases de données
2.  Les fonctions de Déclic utiles pour le traitement des grosses bases de données
3. Au sommaire de DéclicN°69

1. La nouvelle utilisation du logiciel Déclic:  la gestion de très grosses bases de données
A l'origine, Déclic a été conçu pour la prospection commerciale sur des bases de données de prospects de petites ou moyennes dimensions. Dans ce type d'utilisation, il est déconseillé d'utiliser de très grosses bases de données difficiles et lentes à manipuler.
L'apparition récente de l'utilisation de très grosses bases de données  pour les mailings et  surtout les emailings a rendu nécessaire l'adaptation du logiciel Déclic à la gestion de ces très grosses bases de données. Il en résulte une seconde utilisation du logiciel pour la création, la mise à jour et le contrôle des très grosses bases de données qui, de par leur taille, généralement supérieure à 65.536 enregistrements, ne peuvent pas être gérées par un tableur (*). Cette seconde utilisation sera décrite dans la suite de la News.

(*)  Pour les petites et moyennes bases de données de nombreuses opérations de mise en forme et contrôle de certaines zones peuvent être réalisées avec Excel en utilisant des formules adaptées, comme exposé dans le didacticiel "Fonction d'Importation et d'Exportation de données" au paragraphe "Mise en forme du tableau pour l'importation". Il s'agit notamment de la réunion en une seule zone (ou cellule pour Excel) des prénoms et noms des correspondants, et des composantes des adresses-rues.
Mais les tableaux Excel étant limités à 65.536 lignes, ces opérations sur des bases de plus de 65.536 enregistrements (ou fiches) nécessitent un partitionnement de la base et des exportations et importations de chacune des parties; ce qui est très long et source d'erreurs..

            
2.  Les fonctions de Déclic utiles pour le traitement des grosses bases de données
Toutes les fonctions de Déclic sont utilisables aussi bien pour les petites bases de données que pour les grosses. Parmi les fonctions déjà développées, de nombreuses sont déjà très utiles pour le traitement des grosses bases de données; citons:
. l'ajout, la suppression et la modification d'enregistrements (ou fiches),
. le repérage et la suppression des doublons,
. le renseignement systématique d'une zone des fiches repérées.
 
Pour satisfaire les besoins spécifiques les plus importants pour le traitement des grosses bases de données, de nouvelles fonctions ont été développées dans le cadre du nouvel écran Utilitaire "Traite_zones.exe"  ci-dessus.
Les fonctions de ce nouvel écran sont:
.  Concataination de zones, par exemple le prénom et le nom, les composantes d'une adresse rue ( le N° dans la voie, la voie, le nom de la voie)
. Contrôle de la validité de la structure (présence du symbole @ , d'un nom de domaine valide, ...)
. Calcul du nombre de caractères d'une zone, très utile pour détecter les anomalies, par exemple les codes postaux français, d'une longueur différente de 5 caractères.

Des boutons disponibles sont prévus pour l'ajout ultérieur de nouvelles fonctions.

L'écran Utilitaire "Traite_zones.exe" ci-dessus contenant ces nouvelles fonction est accessible dans l'écran Outils, en sélectionnant "Fonctions Spéciales", puis "Contrôle, structuration des zones", puis "Contrôles et traitement des zones de l'écran principal et du mémo".