A l'attention de {Correspondant}

DÉCLIC N° 33

Sommaire
1. Nouvelle fonction: Expédition de fiche(s) prospect par Email
2. Les fonctions accessibles de l'écran principal
3. Au sommaire de DéclicN°34

1 Nouvelle fonction: Expédition de fiche(s) prospect par Email
L'expédition d'une ou plusieurs fiches prospect par Email, généralement à l'attention de commerciaux distants, est une demande déjà ancienne de plusieurs clients; demande à laquelle nous avons répondu par une solution provisoire qui a rendu bien des services et que nous rappelons ci-dessous car elle est toujours conseillée pour les utilisateurs qui ne disposent pas de la version 2003.3 du logiciel.
1.1 Ancienne méthode  d'expédition des fiches prospect par Email 
Cette ancienne méthode se décompose en 3 étapes:
. Faire une (ou des) capture(s) d'écran de la (ou des) fiche(s) prospect à expédier, dans le presse-papier Windows, à l'aide des frappes simultanées des touches {Alt} + {Impression d'écran} .
. Coller (une ou plusieurs fois) le presse-papier (c'est à dire l'images de l'écran principal) dans un nouveau document Word auquel on peut rajouter quelques commentaires.
. Annexer ce document Word à l'Email.
Cette méthode très opérationnelle présente les inconvénients d'obliger à quelques manipulations avec Word et surtout de nécessiter l'expédition non sécurisée d'un document Word susceptible de contenir des Macros malveillantes (même à l'insu de l'expéditeur).

1.2 Nouvelle méthode  d'expédition des fiches prospect par Email

Avec la nouvelle méthode il suffit de lancer la fonction spécifique N° 6 créant un fichier image de l'écran principal de format BMP et d'annexer ce fichier image à l'Email.  Le logiciel propose le fichier c:\Fiche_pour_Email.bmp qu'il est conseillé de conserver s'il n'y a q'une seule fiche à expédier. S'il y en a plusieurs, il convient de numéroter les fichiers image. Nota: Pour lancer la fonction spécifique N° 6, on peut, comme pour toutes les les fonctions spécifiques, . soit cliquer sur la ligne concernée (ici la dernière) de la liste des utilitaires ci-contre . soit cliquer sur le bouton paramétrable . soit double-cliquer sur la chaîne " ##6 " située n'importe où dans la fiche.

Cette nouvelle méthode présente l'avantage d'être à la fois rapide et sécurisée (expédition de fichiers BMP sans Macros).

2. Les fonctions accessibles de l'écran principal 

Le principal intérêt du logiciel Déclic Prospection réside dans l'ergonomie de l'écran principal qui permet: 
. la consultation claire et précise de toutes les informations sur le prospect 
. la mise à jour rapide et fiable de ces informations, notamment grâce au listes (modifiables, non modifiables, à entrées multiples). 
. la possibilité de lancement en un (ou quelques) clics des très nombreuses fonctions utiles au traitement de la fiche prospect. 
La nouvelle fonction permettant l'expédition d'une fiche par Email rentre dans cette catégorie.
Dans la suite de ce paragraphe, nous récapitulerons ces fonctions en les classifiant selon leur mode de lancement.

2.1 Fonctions lancées par un double clic sur un mot (encadré de blancs) reconnu comme associé à la fonction. Nous donnons ci-dessous la liste des mots reconnus comme associés à une fonction, renvoyant à l'aide du logiciel pour plus de détail, et tout spécialement aux aides contextuelles dont sont pourvues toutes ces fonctions.
. Numéro de téléphone (10 chiffres avec éventuellement des ".") lançant la numérotation par le modem
. 'F:" suivi d'un Numéro de télécopie (10 chiffres avec éventuellement des ".") permettant l'expédition d'une télécopie type
. Adresse Email contenant un "@" permettant l'expédition d'un Email type
. Chemin d'un document Windows (ex. c:\tst.doc) provoquant l'ouverture du document par l'application associée (ex. Word).
. Chemin d'un programme exécutable provoquant le lancement du programme 
. "#" suivi d'un N° de fiche provoquant le positionnement sur la fiche affectée du N°
. "##" suivi d'un N° de  fonction spécifique (ex.##6 pour lancer l'envoi de la fiche par Email décrit ci-dessus)
L'intérêt principal de ces fonctions est qu'elles sont spécifiques à chaque fiche. On peut par exemple placer dans une zone les chemins des documents adressés au prospect. Un double-clic dans cette zone permettra alors, pour chaque prospect, d'afficher les documents qui lui out été expédiés.

2.2 Fonctions lancées par un clic sur les boutons affectés en permanence à chacune des fonctions:. Il s'agit de fonctions d'un usage fréquent pour la majorité des utilisateurs; d'où l'intérêt de leur dédier un bouton. 
Rentrent dans cette catégorie :
la plupart des boutons situés en bas de l'écran, de gauche à droite: 
. "AIDE": Sommaire de l'aide, Bulles d'aide, Vidéo Formation, Mise à Jour Internet,
. "NOTES" Accès aux 8 carnets de notes,
. "CRÉER SUPR. M.A.J": Création et Suppression de Fiche, Abandon des modifications, Mise à jour externe,
. "COCHES": Comptage, Effacement, Opérations logiques sur les coches,
. "TRI"; Tri des Fiches et Repérage à l'aide des coches,
. "CHERCH": Recherche de chaînes de caractères dans certaines (ou toutes) les zones des fiches,
. "IMPRIME: Impression de la fiche, Récapitulatif journalier, sur période, par utilisateurs, listes, ..,.
. "TACHES" Liste des Taches à effectuer à une date et à une heure donnée,
. "RAPPEL, ACCES RAPIDE": Rappel des prospects. Accès rapide sur N°, Entreprise, derniers consultés,...,
. "<" et ">" Défilement des fiches vers l'arrière et l"avant.
certains boutons situés au dessus de la zone entretien: 
. "Mémo" pour afficher l'écran mémo, complément de l'écran principal,
. "Abréviat." pour afficher la table des abréviations insérables dans les entretiens,
. Parcourir pour rechercher et ouvrir un fichier ou copier son chemin dans le presse-papier,
les boutons de mise en forme de la zone des Entretiens (italique, gras, souligné, taille, ...),
les boutons couleurs (vert, bleu, rouge)  permettant de colorier le texte de la zone "Entretiens" et le fond des autres zones.

2.3 Fonctions spécifiques à des utilisations particulières, caractérisées par leur N°. Étant donné que ces fonctions ne sont utilisées que par certains utilisateurs dans certaines circonstances, il n'est pas souhaitable d'encombrer l'écran principal en leur affectant des boutons. L'accès à ces fonctions par la liste des utilitaires (figure ci-dessus) ou par les boutons paramétrables (figure ci-dessous) est tout à fait suffisant. Ces fonctions ne gênent donc en rien les utilisateurs qui n'en ont pas besoin. Il s'en suit que leur nombre n'est plus une contrainte. Actuellement 4 fonctions spéciales sont utilisables:
la N° 1 pour le formatage des téléphones de la fiche (format 99.99.99.99.99),
la N° 4 pour la recherche d'une chaîne de caractères dans la fiche,
la N° 5 pour la réorganisation de l'ordre des correspondants de la fiche (tassement, tri),
la N° 6 pour l'envoi d'une fiche par Email (décrit ci-dessus).
Nota: Une fonction spécifique peut également être lancée par un double clic sur " ##N° ".

3. Au sommaire de DéclicN°34 à paraître le 15 septembre 2003
. Numérotation téléphonique et utilisation de casques "mains libres".
. Les 2 nouveaux Didacticiels intitulés "Impression par l'intermédiaire de Microsoft Word" et "Emails par l'intermédiaire de Microsoft Word".