N°
30
N°
30
Sommaire
Cette news est essentiellement consacrée à la
nouvelle et importante fonction permettant l'expédition d'Emails par
l'intermédiaire de Microsoft Word
1.
Principe de l'expédition d'Email par Word à partir de Déclic
2.
Avantages
et inconvénients de
l'expédition d'Email par Word
3. Considérations sur la simplification du logiciel
4.
Au sommaire de DéclicN°31
L'expédition d'Email par Word à partir de Déclic repose sur la Macro Word nommée "Email" que nous avons créé et qui permet l'expédition par Email de tout document Word contenant en en-tête, l'Email destinataire, l'objet de l'Email et éventuellement le Nom du destinataire (cf. exemple ci-dessous)
Document Word Email Type
destiné à l'expédition par Email
|
Email:«Email»
A l'attention de «Civil_Texte» «Correspondant»
Je reste à votre disposition pour tout complément d'information Virginie Sudrie Nota: Cet Email a été réalisé et expédié par notre logiciel Déclic Prospect Pour
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On notera que les 3 premières lignes (qui ne figurent dans le
document Email type ci-dessous) contiennent des informations utiles à
l'expédition de l'Email:
.
l'adresse Email (champ «Email» dont la valeur est l'Email du destinataire de
la fiche courante),
.
la Civilité et le nom du correspondant (pour renseigner la colonne
"A:" de la boite de Réception)
.
l'Objet de l'Email (pour renseigner la colonne "Objet" de la boite de
Réception)
Le corps du document (au-dessous des 3 premières lignes) peut contenir:
. des champs liés à la fiche Déclic en cours
(ici «Civil_Texte» «Correspondant»). Les modalités de la liaison par
fusion publipostage avec le document de liaison seront exposées
ultérieurement (elles sont similaires à celle de l'Impression par Word).
. des images (ici l'en-tête de lettre Déclic)
. des animations (ici l"Utilisation de
Déclic" et "News")
. des tableaux (ici animation "Utilisation de
Déclic" et le texte à gauche)
. des liens hypertextes (ici le lien vers un
Didacticiel du site Déclic Prospection)
Email obtenu dans la boîte de réception d'Outlook Express
| De | Objet | A | Reçu |
| Virginie | Importation de données dans Déclic | Jeanne Dupont | 16/04/2003 |
A l'attention de Madame Jeanne Dupont
Je reste à votre disposition pour tout complément d'information Virginie Sudrie Nota: Cet Email a été réalisé et expédié par notre logiciel Déclic Prospect Pour
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2. Avantages
et inconvénients de
l'expédition d'Email par Word.
. Expédition en quelques clics d'Emails types de grande qualité pouvant
comporter, comme le montre l'exemple ci-dessus, des images, des animations, des
tableaux, des liens hypertextes.
. Possibilité de modifier le document Word
Email Type pour l'adapter à des
situations diverses.
Il est même conseillé de créer un document type banalisé (à contenu
vide) similaire au document ci-dessous.
Un tel document Word Email Type Vide qui contient
quand même l'Adresse Email et le Nom du destinataire, l'entête de l'Email et
le Pied (formule de politesse, signature, message de fin) permet de gagner un
temps très appréciable pour la rédaction et l'expédition d'un Email
totalement spécifique.
. Possibilité de sauvegarder l'intégralité
de l'Email expédié au format HTLM dans lequel les champs sont remplacés
par leur valeur. Cet archivage qui vient en complément de celui effectué dans
la fiche Déclic (date et code lettre dans la zone courrier) est
particulièrement intéressant quand le document type de départ a été notablement
modifié.
Document Word Email Type
banalisé (contenu vide)
| Email:«Email» A:«Civil_Texte» «Correspondant» Objet:?????
A l'attention de «Civil_Texte» «Correspondant» ************** Insérer ici le corps de l'Email ***************** Je reste à votre disposition pour tout complément d'information Virginie Sudrie Nota: Cet Email a été réalisé et expédié par notre logiciel Déclic Prospection Pour
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3. Considérations sur la
simplification du logiciel
Les modalités pratiques de la mise en
oeuvre de cette nouvelle fonction (permettant l'expédition des Emails par Word),
qui seront décrites dans la news suivante, sont assez complexes.
Il s'en suit que l'introduction de cette nouvelle fonction va à
l'encontre de notre objectif de simplification du logiciel. Pour limiter cet
inconvénient, il a été décidé de ne pas automatiquement valider cette fonction. De ce fait les utilisateurs qui ne souhaitent utiliser cette
fonction ne sont pas perturbés. Pour que la fonction soit validée (et
proposée à l'utilisateur) il faut que
des Emails types aient été créés (comme cela sera exposé dans la news
suivante).
De plus cette nouvelle fonction comporte de très nombreux points communs avec
l'impression par Word. Elle apporte même une certaine cohérence dans le traitement des
courriers. En effet, dorénavant, pour les lettres comme pour les emails il existe
maintenant 2 méthodes, une méthode interne basée sur les documents type de
Déclic, et une méthode externe utilisant Word.
Enfin signalons que la complexité de la nouvelle fonction (de même que la
complexité de l'impression par Word) se situe essentiellement dans Word et non
dans Déclic.
4. Au Sommaire de DéclicN°31
à paraître le 15 mai
2003
. Modalité pratique de l'Expédition
d'Email par l'intermédiaire de Word
. Nouveau
Didacticiel intitulé "Impression et Emails avec Word"
Les Déclic Précédentes sont disponibles à:
www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm
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