DÉCLIC N° 29

2. Simplifications et améliorations de l'Impression par Word
Rappelons que la fonction "Impression par Word" consiste à éditer et à imprimer par Microsoft Word des documents dans lesquels sont fusionnés automatiquement des informations en provenance d'une base de données Déclic. cette fonction permet donc d'imprimer rapidement et facilement les données contenues dans fiches Déclic en profitant de toutes les possibilités de mise en forme de Word (polices, justification, insertion d'images, ...).

Lors du lancement de cette fonction "Impression par Word", le panneau d'information ci-dessus s'affiche, proposant l'ouverture des documents Word correspondants aux "codes courriers type" sélectionnés dans Déclic. Ce panneau d'information a été amélioré avec l'indication, en plus du nombre et du code de chaque lettre-type prévue, la désignation de la lettre.
Ceci suppose bien sûr la création préalable dans Word de ces documents avec des champs de fusion reliés au fichier de liaison (image du "Tableau Courrier" Déclic) contenant toutes les informations utiles de la base de données Déclic.
Cette fonction "Impression par Word" présente de plus le grand avantage de permettre une personnalisation spécifique des courriers. Il est en effet possible de remanier, avant leurs impressions, les documents Word qui s'affichent, en modifiant le texte et les champs.
Notons également la possibilité de sauvegarder les documents (en plus de l'archivage standard décrit dans Déclicn°28), notamment les documents modifiés, sous les noms et dans les répertoires choisis.

En plus de l'amélioration ci-dessus signalée qui rend le panneau d'annonce de l'impression par Word beaucoup plus clair, nous avons.:
. sécurisé le processus par des contrôles plus stricts et des messages d'erreur plus clairs, notamment en cas d'absence ou de non conformité de fichiers.
. amélioré l'aide Windows (§ 13.2.4 Édition et Impression par Word)
. entrepris un nouveau Didacticiel intitulé "Impression et Emails avec Word". Ce nouveau didacticiel sera disponible sous un mois, en même temps que la nouvelle et très importante nouvelle fonction d'expédition des Emails par Word, similaire à l'Impression par Word et présentant les mêmes avantages.

Nous utilisons l'impression par Word intensivement pour nos propres besoins, en particulier pour le recouvrement de de nos factures. Cette application est  basée sur 2 documents Word.:
. une lettre-type de relance simple contenant des champs de fusion relatif à l'entreprise (raison sociale, adresse) au correspondant (civilité, prénom et nom) et un champ lié à une zone Déclic titrée "Relance" et contenant la date et le N° de la facture réclamée.
. une lettre-type de 2éme relance  contenant en plus des champs ci-dessus un champ lié à une zone titrée "Relance1" et contenant la date de la 1ère relance simple.
Parallèlement une exportation vers Excel avec un "Modèle de Champs" adapté, fournit un tableau récapitulatif permettant le suivi des relances.
L'utilisation de l'impression par Word ci-dessus nous a permis d'améliorer considérablement l'efficacité du recouvrement de nos factures.

Citons une autre application extrêmement simple mais néanmoins très utile: l'impression de lettres dont le contenu est entièrement libre, mais dont l'entête (nom et adresse du destinataire, date, civilité) et le "bas" (formule de politesse, nom et fonction du signataire) sont automatiquement réalisés, ce qui permet de gagner de l'ordre de 50% du temps et d'éviter des d'erreurs.

En conclusion rappelons les principaux avantages de l'Impression par Word.:
. une mise en forme élaborée avec toutes les possibilités de Word
. une personnalisation automatique à l'aide de champs de fusion
. une personnalisation spécifique et très souple dans Word 
. un archivage dans Word des documents modifiés 

L'inconvénient inhérent à ce type de fonction réside dans la relative complexité de sa mise en oeuvre. Cet inconvénient est toutefois limité par la qualité du système d'aide (aide de type Windows, aide contextuelles, CDrom disponibles sur Internet à l'adresse http://www.declic-prospection.com/didacticiels/index.htm et sur le CDrom d'installation).

3. Au Sommaire de DéclicN°30 à paraître le 15 avril 2003
. Expédition d'Email par l'intermédiaire de Word avec une méthode similaire à l'impression par Word
. Nouveau Didacticiel intitulé "Impression et Emails avec Word"

Les Déclic  Précédentes sont disponibles à:
www.declic-prospection.com/declic_news_historique.htm

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