Sommaire :
1. Clarification de la terminologie utilisée dans la fonction Courrier
2. Uniformisation et amélioration de l'Archivage des courriers expédiés
3. Au sommaire de Déclic News N°114

1. Clarification de la terminologie utilisée dans la fonction Courrier
Comme dans tout logiciel, la terminologie joue un rôle important dans Déclic, en particulier dans son système d'aide (aide du logiciel proprement dite, didacticiels, vidéos, base d'auto-formation "QuickStart").
Les évolutions du logiciel et de son environnement font que la terminologie utilisée au début, il y a plus de 12 ans, n'est aujourd'hui plus adaptée. Il y a 12 ans, dans la prospection commerciale, seules les lettres (courriers sur supports papier) et, dans une moindre mesure, les télécopies, étaient utilisées. En l'absence de haut débit, l'utilisation des emails restait confidentielle. Il s'en suit qu'à cette époque le terme courrier était couramment utilisé pour désigner les lettres. La situation a radicalement évolué et il est maintenant nécessaire de préciser à quel type de courrier (lettre, fax ou email ) on s'intéresse.
De même, au début du logiciel, n'existaient que les courriers internes, réalisés dans l'écran courrier, à l'aide du traitement de texte propre au logiciel. Maintenant les courriers externes (réalisés à l'aide d'un traitement de texte externe, Word principalement) ont pris beaucoup d'importance et il est nécessaire de préciser le type de courrier.
Au début, également, la conservation de la trace des courriers (l'archivage) s'effectuait uniquement dans la grille Archive (à laquelle on accède par l'écran Courrier). Aujourd'hui, cette conservation de la trace des courriers s'effectue essentiellement dans l'écran principal, comme exposé au §2 suivant et la grille Archive n'est conservée que pour les anciens utilisateurs.
En raison de toutes ces évolutions nous avons été amenés à revoir et à préciser la terminologie relative aux courriers, comme suit :
. Courriers: tous types de documents (lettres, Emails, fax), expédiés à des prospects ou clients. On distingue:
. Lettres, internes (réalisées avec le traitement de texte interne) ou externes (réalisées avec Word ou Excel)
. Emails,      "                              "                                                  "                       "
. Fax,           "                              "                                                  "                       "  
. Documents-types: modèles de courrier contenant des champs liés à la base de données, par l'intermédiaire du fichier de liaison. On distingue les :
. Lettres-types (code lettre majuscule) utilisées pour les lettres et les mailings sur support papier.
. Emails-types ou les Fax-types (code lettre minuscule), avec l'objet en première ligne.
. Documents Word-Types (ou Excel-Types) liés par fusion-publipostage au fichier de liaison.
. Champs: éléments constitutifs des Documents-types, remplacés par leurs valeurs dans la fiche.
. Fichier de liaison: Tableau Word ou Excel contenant les données de la fiche courante ou des fiches destinataires et jouant le rôle de "source de données" dans une opération de publipostage. La 1ère ligne du tableau contient les noms des  champs qui correspondent aux zones de la fiche. 
. Mailings: envois en nombre expédiés hors prospection. On distingue les:
. Mailings postaux, envois en nombre de lettres,
. Emailings, envois en nombre d'Emails,
. Faxmailings,  envois en nombre de Fax.
. Archivage des documents expédiés ou conservation de la trace de ces documents: indication dans une zone de l'écran principal (généralement la zone "Derniers Courriers" du secteur des Correspondants) de la Date et du Code de chaque courrier expédié.

2. Uniformisation et amélioration de l'Archivage des courriers expédiés
Pour des raisons historiques, les lettres internes étaient archivées dans la grille Archive de l'écran Courrier, et les Emails, les Fax et les Courriers externes étaient archivés dans les fiches concernées.
 

Maintenant tous les courriers (internes, externes, lettres, emails, fax) sont archivés dans une zone de la fiche, comme indiqué sur la figure ci-contre. Cette zone est définie dans le secteur "Paramètres Généraux" de l'écran Paramètres.

En raison de la méthode des Courriers-types utilisée dans Déclic, cet archivage permet d'éventuellement reconstituer l'intégralité des courriers. En effet, un courrier est parfaitement défini par son code (code du courrier-type utilisé), sa date, et la valeur des champs utilisés, valeurs contenues dans la fiche concernée.
Notons qu'il est vivement conseillé de conserver, pour archiver les courriers expédiés, les zones "Derniers Courriers" des Bases de Départ, zones situées à droite du secteur des correspondants, à coté des zones Courriers-Mailings (cf. Figure ci -dessus).
Signalons que si l'on choisit pour archiver les courriers, une zone extérieure au secteur des correspondants, on perd l'information du correspondant de la fiche destinataire du courrier, ce qui peut être gênant s'il y a plusieurs correspondants.
Néanmoins les utilisateurs qui se servent peu (ou pas du tout) de la fonction courrier ou qui n'ont qu'un seul correspondant par fiche, peuvent utiliser une autre zone d'archivage (ou ne pas archiver les courriers, en choisissant la dernière entrée de la liste "Pas d'archivage"). Ils peuvent alors récupérer la zone initialement nommée "Derniers Courriers" pour un tout autre usage, la renommer et lui affecter éventuellement une liste de choix.
Signalons également la présence d'un bouton d'Aide contextuelle ("?" jaune sur la figure ci-dessus) qui, en un seul clic, fournit à l'utilisateur une aide précise et complète sur l'archivage des courriers Déclic.

Le logiciel Déclic permet donc maintenant un archivage simple de tous les types de courriers, dans la fiche, et c'est bien l'endroit qui convient.

Nota1: Il peut être intéressant de définir une zone spécifique pour archiver des lettres expédiées, tout en conservant les zones "Derniers Courriers" pour archiver les Emails et les Fax. Pour cela il suffit de transformer en minuscule la première position de la liste. Cette entrée ne sera alors utilisée que pour les lettres.
Nota2: Il est possible de modifier et de compléter certains courriers-types avant leur impression (cas d'une lettre externe) ou avant leur expédition (cas d'un Email ou d'un Fax). Dans ce cas, si l'on souhaite conserver ce courrier avec ses modifications spécifiques, il convient de le sauvegarder sous un autre nom (et non pas sous le nom d'origine, ce qui aboutirait à dégrader le document-type).
Nota3: L'archivage des Mailings n'est pas concerné par ce qui précède. L'archivage des Mailings est exposé en fin de la rubrique d'aide "Les Mailings" .

3. Au sommaire de DéclicN°114 à paraître le 15 décembre 2010 et des suivantes
. Nouvelle version 2011.1.
. Possibilité de valoriser le Chiffre d'Affaire potentiel d'une sélection de fiches.
. Dé-doublonnage d'une base Déclic.
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm
 

Grâce à vos suggestions, les logiciels Déclic évoluent et s'améliorent constamment.. Merci de me communiquer vos remarques et critiques à : virginie@declic-marketing.com