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L'écran des "Tâche à effectuer, permet à l'utilisateur de constituer un planning des tâches qu'il doit effectuer, et d'être averti aux moments où ces tâches doivent être exécutées. Il est particulièrement utile pour le rappel des Prospects à une date et une heure précise, comme exposé en bas de cette rubrique.
Les Tâches sont répertoriées dans un tableau de 3 colonnes :
La 1ère colonne "Date et Heure" de la tâche au format "JJ/MM/AA HH:MM". Pour modifier la date et l'heure de la ligne sélectionnée, il est conseillé d'utiliser le calendrier (identique à celui de la Date de Rappel) et la montre (on peut néanmoins modifier directement dans la zone).
La 2ème colonne "Priorité" ne peut prendre que les 3 valeurs (Basse, Moyenne et Haute) qui permutent à chaque clic. Une 4ème valeur ("Fait***") est automatiquement insérée en cas de validation de la tâche.
La 3ème colonne "Tâche & commentaire" réfère généralement à la fiche concernée par l'action prévue.
Lorsque la date de la 1ère tâche (la plus ancienne) est dépassée, le bouton "Tâche" de l'écran principal devient rouge pour une tâche de Haute priorité, jaune pour une Moyenne, verte pour une basse et blanche pour une tâche validée. De plus, un beep (optionnel par la coche "beep") sonne toutes les minutes. L'utilisateur est donc averti dès qu'une tâche devient exécutable.
Les principales fonctionnalités de la fonction Tâches, accessible par les boutons situés en bas de l'écran des Tâches, sont :
. L'insertion d'une nouvelle tâche avec la date et l'heure du moment et "???" dans la zone "Tâche & Commentaires".
. L'insertion d'une nouvelle tâche relative à la fiche en cours avec la date et l'heure du moment et dans la zone "Tâche & Commentaires", le caractère "#" suivi du N° de fiche et de l'Entreprise (ou du Nom). Le caractère "#" suivi du N° de fiche permet le retour sur la fiche concernée, à l'aide du bouton suivant.
. Le retour sur la fiche concernée, si un N° de fiche (précédé d'un "#") figure dans la tâche. En plus du retour à la fiche concernée, cette fonction a pour effet de forcer la zone "Priorité" de la tâche à la valeur "FAIT***".
. La suppression d'une tâche (ou ligne sélectionnée).
. Le tri du tableau des tâches, suivant une colonne (en ordre croissant et décroissant), se réalise par un double clic dans la colonne (comme pour les tableaux des écrans Outils et Courriers, Mailings). A l'ouverture le tableau des tâches est trié en ordre croissant sur la Date et l'Heure (la 1ère ligne correspondant à la tâche contenant la date la plus ancienne).
. Le choix d'une table de Tâches par le bouton "Table" (fonction délicate, réservée à des utilisateurs avertis et des usages particuliers). Il est possible de disposer de plusieurs tables de tâches, par exemple une table pour les tâches relatives aux fiches de la base et une table pour les tâches à effectuer indépendamment de la base utilisée.
Ces tables de tâches peuvent être situées soit dans la base de données Déclic active (ce sont les tables de tâches locales), soit dans la base Globale.dec (ce sont les tables de tâches globales). Ces dernières sont accessibles depuis toutes les bases de données.
Les tables de tâches en service, répertoriées dans la table "Liste des Tables de Tâches", sont constituées des champs suivants :
. "Description" contenant la désignation de la table
. "Table" contenant le Nom Microsoft Access de la table
. "Globale_Locale contenant "G" pour Globale ou "L" pour Locale
. "Active" contenant "A" pour la table Active à l'ouverture
Pour créer de nouvelles tables de tâches (locales ou globales), il faut utiliser la fonction Réparation, Mise à Niveau décrite en annexe 5.
A l'installation les bases Déclic contiennent une table de tâches nommée "Alarme" et la base Globale.dec une seconde table de tâches nommée "Tache1".
Nota: En mode multi-utilisateurs, chaque utilisateur, n'accède qu'à ses propres tâches. Seul l'administrateur (code *) peut compulser l'ensemble des tâches.
On distingue 2 types d'utilisation des Tâches:
Le Rappel d'un Prospect à une heure précise
Supposons qu'au cours d'une cession, il s'avère qu'il faille rappeler un Prospect en fin de journée, à 17 heures, par exemple. Pour ne pas l'oublier, il suffira dans l'écran Tâche, d'insérer une nouvelle tâche en utilisant le bouton "Nouvelle Tâche pour la Fiche en cours", de modifier l'heure "17:00" à l'aide de la montre.
A 17 heures la coloration en Jaune (priorité moyenne) du bouton tâche et éventuellement le beep (si l'option est cochée) avertiront l'utilisateur, qui n'aura plus qu'à rouvrir l'écran tâche et à utiliser le bouton "Retour à la Fiche concernée" pour se positionner sur la fiche à rappeler.
Toutes ces opérations s'effectuent en fait en quelques secondes et quelques clics et ne nécessitent aucune saisie.
Nota: Pour rappeler les Prospects à une date donnée, il convient d'utiliser la Date de Rappel
La Planification d'une tâche non directement liée à un prospect (ou à une fiche).