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. Considérations préalable sur la complexité de la mise en place de cette fonction
Ce mode d'édition et d'impression par Word, nécessite une mise en œuvre relativement complexe qui suppose une bonne connaissance de Microsoft Word et en particulier de l'utilisation de la fonction "Fusion Publipostage" et des Macros. Pour cette raison, l'assistance téléphonique sur cette mise en place pourra faire l'objet d'une facturation spécifique, en accord avec le
client.
Par contre, après son installation, l'utilisation de cette fonction est simple et rapide.
. Principe et Utilisation de la fonction Edition et Impression par Word
Cette fonction repose sur la création, à chaque lancement, d'un document situé dans le répertoire de l'application, de format
. Word, portant le nom de la base suivi de "_Liaison.doc", si l'option de traitement N°13 est "W".
. Excel, portant le nom de la base suivi de "_Liaison.xls", , si l'option de traitement N°13 est "X".
(Démo_Liaison.doc ou Démo_Liaison.xls dans le cas d'une base Démo)
Ce document de format tableau est une image de la table Courrier de Déclic, et contient donc tous les champs (notamment les adresses) à insérer, et de plus le champ "Code_Lettre" permettant d'associer les lettres (ou lignes du tableau Word), aux lettres-types Word (similaires aux lettres-types Déclic).
Ce tableau qui sert de lien entre Déclic et Word sera par la suite désigné "Tableau de Liaison".
Notons qu'il doit y avoir autant de lettres-types Word que de lettres-types Déclic (c'est à dire de lignes dans la boite de dialogue de Sélection des Lettres-Type de l'Écran Principal). Chaque lettre-type Word porte le nom de la base de données suivi de la "lettre", code de la lettre-type correspondante de Déclic (DémoX.doc pour une base Démo et un code lettre "X").
Chaque lettre-type Word comporte une "Requête " (au sens Word) sur le champ "Code_Lettre" égal à "X" ("X" étant la "lettre" du code de la lettre-type).
Le lancement de l'impression provoque également (en plus de la création du "Tableau de Liaison" ci-dessus mentionné) le lancement de "Word", et l'ouverture du document Word situé également dans le répertoire de l'application et porte le même nom que la base de données (Démo.doc pour la base Démo). Ce document contient un bouton-image qui lance une Macro nommée "Lettre". Cette Macro "Lettre" a pour fonction:
. d'afficher la liste des Lettres-types prévues avec pour chacune d'elles, le type de la lettre et le nombre de lettres à imprimer.
. de charger (après confirmation) les Lettres-types Word concernées, liées par Publipostage au "Tableau de Liaison" comme indiqué ci-dessus.
Ces lettres-types Word permettent, après vérification et éventuellement modification du texte, d'imprimer les lettres-types prévues dans Déclic en bénéficiant de toutes les possibilités de mise en forme de Word (justification, insertion d'image ...).
Cette fonction "Impression par Word" permet donc une utilisation des lettres-types similaire à celle de la fonction "Impression" interne: l'utilisateur décide de l'impression des ses lettres-types tout au long de son exploitation (en utilisant les zones courriers et la liste des courriers type de l'écran principal) et imprime les divers courriers type qu'il a choisi, avec Word, en fin d'exploitation, par la fonction "Impression par Word".
. Mise en place de la fonction Edition Impression par Word
Pour mettre en place cette fonction de Déclic, il convient de , il convient de réaliser les 7 opérations suivantes:
1) Installer la macro "Lettre". Pour ce faire:
a: coller dans le presse papier le code de la macro contenu dans le document "Base1.doc" (située dans le répertoire de l'application),
b: créer une nouvelle macro portant le nom "Lettre"
c: coller le code précédemment copié
d: sauver la macro "Lettre" avec "Enregistrement Normal".
2) Créer sous Word (par enregistrer sous) un document identique à "Base1.doc" (située dans le répertoire de l'application), mais portant le nom de la base de données.
Par exemple pour une base de données Démo, il faut enregistrer Base1.doc sous Démo.doc.
3) Dans Déclic, sélectionner au moins une lettre pour chaque lettre-type. (Le tableau Courrier doit contenir au moins une ligne pour chaque code lettre-type possible.). Renseigner dans le tableau ces lettres avec Archive = "NON", afin de les conserver pour le test final. Puis lancer l'impression par Word pour créer le "Tableau de Liaison" qui permettra la liaison Publipostage avec lettres-types (cf. ci-dessous).
4) Créer les lettres-types Word.
Par exemple pour une base Démo utilisant les lettres-types A, B, D il faut créer DémoA.doc, DémoB.doc et DémoD.doc , avec des contenus adaptés à leur utilisation.
5) Lier ces lettres-types par "Publipostage" et leur insérer les champs souhaités.
Dans le cas de l'exemple ci-dessus il faut lier par publipostage DémoA.doc, DémoB.doc et DémoD.doc au document Démo_Liaison.doc créé avec Déclic au §2.
6) Définir une option de requête pour chaque lettre-type.
Pour la lettre-type DémoD, définir l'option de requête "Code_Lettre" Égal à "D".
7) Effectuer un test final avec les lettres précédemment crées (et conservées avec Archive = NON)
Remarque: Dans le cas d'une application comportant plusieurs bases de données, la macro "Lettre" est commune. Par contre tous les autres documents ci-dessus signalés sont spécifiques à chaque base de données. Leurs noms, rappelés ci-dessous, débutent d'ailleurs tous par le nom de la base de données correspondante:
Base.doc (ou Base est le nom de la base de donnée). Document qui permet de lancer la macro lettre.
Base_Liaison.doc (ou xls). Tableau de liaison, image de la table Courrier de Déclic.
BaseA.doc, BaseB.doc, … Documents types liés par fusion publipostage au Tableau de liaison.
Nota1: Le choix entre un Tableau de liaison Excel ou Word, contrôlé par l'option de traitement N° 13 s'effectuera en fonction de la rapidité de l'ordinateur et de la version de Word utilisée:
Un tableau Word (en fait en format texte délimité par des tabulations) est beaucoup plus rapide à ouvrir, mais moins maniable à utiliser, notamment pour modifier les adresses.
Les tableaux Excel sont plus faciles à lier par "fusion publipostage" notamment avec Word 2000.
Nota2: Si vous souhaitez une date avec un formatage particulier utiliser un champ date normal de Word (Insertion, Champ, Date avec l'Image-date adéquate) au lieu du champ de fusion "Date".