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13.8 Expédition des Emails par l'intermédiaire de Microsoft Word

13.8.1 Considérations préalable sur la complexité de la mise en place de cette fonction
Ce second mode d'expédition d'Émail par Word, nécessite une mise en œuvre relativement complexe qui suppose une bonne connaissance de Microsoft Word et en particulier de l'utilisation de la fonction "Fusion Publipostage" et des Macros. Pour cette raison, l'assistance téléphonique sur cette mise en place pourra faire l'objet d'une facturation spécifique, en accord avec le client.
Par contre, après son installation, l'utilisation de cette fonction est simple et rapide.
13.8.2 Principe
Dans ce second mode d'expédition d'Email, le contenu de l'Email provient d'un document Word (et non d'un Email type défini dans l'écran courrier comme dans le premier mode précédemment décrit au §13.6).
Le lancement de l'Email s'effectue comme dans le premier mode en double-cliquant sur un Émail puis en sélectionnant un Émail dans la liste des Emails. Si pour le code de l'Email choisi, "x" par exemple, existe un document Word Email_Base1x.doc (ou Base1 est le nom de la base de donnée utilisée) le pannel de choix du mode d'expédition ci-contre s'affiche. Le document de base (Word Email_Base1x.doc) doit être lié par fusion publipostage au tableau Word Base1_Liaison.doc généré automatiquement à chaque lancement de Word.

Ce tableau Base1_Liaison.doc contient 2 lignes. Une première ligne de champs constituée de tous les champs du tableau (ou grille) courrier de l'écran courrier. Une seconde ligne contenant les valeurs de ces champs pour la fiche en cours c'est à dire de la fiche du Prospect destinataire de l'Email.
La liaison avec ce tableau permettra donc d'introduire dans le document de base tous les champs souhaités, en premier lieu l'adresse Émail d'expédition.
Les 3 premières lignes du document de base devront être structurées comme suit:
Émail:<Émail>
A: <Destinataire> (un champ ou du texte)
Objet: Objet de l'Émail
Le corps de l'Émail pourra contenir .
. des mises en forme adaptées (polices, gras, tailles, couleurs, …)
. des champs
. des images et même des animations
. des liens Internet
Ce mode permet donc l'expédition d'Emails personnalisés d'une très grande qualité de présentation, avec des images, des vidéos, des liens Internet.

13.8.3 Mise en place de l'application
13.8.3.1 Installation des composants Windows ADO et CDO
Il faut ajouter dans le modèle "Normal" de Word les 2 références suivantes :
Microsoft Active Data Objects 2.5 (minimum)
Microsoft CDO for Windows 2000 Library
Pour cela il faut se placer en mode "Visual Basic avec "Outils" + "Macro" + "Macro" + "Modifier" une macro existante (ou "Créer" une nouvelle macro). Si on ne se trouve pas dans le modèle normal ("Normal" dans la barre de titre), comme c'est généralement le cas, il convient de s'y placer avec le bouton "explorateur de projet".
Une fois en mode "Visual Basic", il suffit de cliquer sur "Outils" puis "Références" pour afficher la liste des références disponibles. Il ne reste plus qu'à sélectionner les 2 références ADO et CDO pour les installer dans Word.
Si les 2 références ADO et CDO ne figurent pas dans la liste il faut préalablement les installer dans Windows à l'aide du programme "setup.exe" du répertoire "Email_par_Word" du CDrom d'installation.
13.8.3.2 Insertion de la Macro "Email" dans le Modèle "Normal"
En premier lieu placer dans le presse papier le contenu du fichier "macro_email.txt" situé dans le répertoire de l'application. Ensuite coller le presse papier au début de la feuille macro du modèle "Normal". Le fichier "Macros.txt" contient les 2 macros "Lettre" et "Email". Si ces Macros existent déjà dans le modèle "Normal" il faut les supprimer au préalable.
Pour lancer cette macro on peut utiliser la méthode normale (Outils, Macros, Émail, Exécuter), mais il est beaucoup plus pratique de cliquer sur un bouton "Email" dans une barre d'outils visible. Pour créer ce bouton il suffit d'effectuer un clic droit sur une barre d'outils, de choisir personnaliser; dans l'onglet 'Commandes" et dans la liste de droite de sélectionner "Macros" et de faire glisser "Normal.Email" à l'endroit souhaité dans une barre d'outils; enfin renommer le bouton ainsi créé avec un clic droit.
13.8.3.3 Renseignement du fichier "Codes_Email.txt"
Ce fichier contient les paramètres nécessaires à l'expédition des Emails.
Il est constitué d'un tableau de 2 lignes. La première ligne est la ligne d'entête ci-dessous:
Identifiant Mot de Passe Émail Expéditeur Nom de l'expéditeur
La seconde ligne contient les valeurs correspondantes.
La première et la seconde colonne contiennent l'identifiant et le mot de passe fournis par le fournisseur d'accès internet.
La troisième colonne contient l'adresse de réponse et de retour des Emails.
La quatrième colonne indique le nom de l'expéditeur (colonne "De" de Outlook Express).

Ce "Codes_Email.txt" (non renseigné au départ) se trouve dans le répertoire de l'application.
13..8.3.4 Création des documents Word Emails-type répondant aux normes exposés ci-dessus dans la description du principe de la méthode.