Le clic dans la zone courrier provoque l'ouverture de la liste de choix des courriers-types, comme le montre la figure ci-dessous qui correspond à un clic sur la zone courrier du 2ème correspondant (la liste est alignée avec la 2ème ligne de correspondant) et au choix du Courrier Type "Envoi de Documentation Standard".
Lors du clic sur une entrée de la liste de choix des courriers-types, le panel "Choix du type de courrier" s'affiche, donnant le choix entre:
. le renseignement de la zone courrier concernée avec le code du Courrier Type choisi.
. l'ouverture de Word avec dans le presse papier le courrier type choisi. Dans ce Courrier Type, les champs ont été remplacés par les zones correspondantes de la fiche courante.
Word s'ouvre avec le document vide "Transit.doc" qui comme son nom l'indique ne sert qu'à coller le document type du presse papier et à permettre sa modification éventuelle, son impression, sa sauvegarde sous un nom et à un emplacement appropriés.
Le document "Transit.doc" peut, soit être vide, soit contenir une entête et un pied de page correspondant à un papier à entête.
Les importants avantages de l'Ouverture d'un Document Type avec Word à partir de l'écran principal sont:
. la rapidité d'exécution (2 clic + 1 collage)
. la possibilité de modifier le document à son entière convenance (y compris les zones de champs)
. la possibilité de sauvegarder librement le document éventuellement modifié
. la possibilité d'expédier rapidement une télécopie de qualité sous Windows XP avec la méthode décrite ci-dessous, à la différence près que le numéro de télécopie n'est pas inséré automatiquement en tête du document et qu'il convient donc de prévoir dans le document type un champ qui le contienne.
. l'absence de toute autre mise en place que la création d'un document type, contrairement à l'Impression par Word dans l'écran courrier précédemment décrite.