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Pour la création, entrer le code (1 caractère) suivi d'un espace et de l'abrégé (50 caractères maxi), afin que celui-ci figure dans la liste des courriers types.
Dans le cas d'une Lettre, le code doit nécessairement être un caractère majuscule.
Dans le cas d'un Email ou d'un Fax, le code doit nécessairement être un caractère minuscule.
Puis saisir le Texte du nouveau courrier dans l'écran qui s'affiche, comme indiqué ci-dessous.
Dans le cas d'un Email ou d'un Fax, la 1ère ligne du Texte doit être l'Objet de l'Email ou du Fax.
Sortir par "Enregistrer" afin que la création du courrier soit effective ou "Annuler" pour l'inverse.
Pour la modification d'un Courrier Type, cliquer sur le courrier souhaité dans la liste proposée, afin d'obtenir l'affichage du courrier à modifier. La modification du courrier terminée, pour sortir cliquer sur "Enregistrer" afin que les modifications du courrier soient prises en compte ou "Annuler" pour l'inverse.
Pour la suppression d'un Courrier Type choisir "supprimer" dans la boîte de dialogue, cliquer sur le courrier dans la liste.
On peut mettre en valeur des zones de textes après les avoir sélectionnées en utilisant les boutons adéquat (gras, italique, souligné, couleur, …)
Il est possible d'introduire des données provenant des fiches Prospects (par ex.: l'Entreprise (ou Nom), l'adresse, ...) à l'aide de champs.
Ces Champs (situés entre < >) sont remplacés au moment de l'édition par les valeurs respectives correspondant à chaque Prospect concerné.
Pour choisir les champs, il faut utiliser le bouton "Champs", qui en affiche la liste complète. Un clic dans cette liste, place le champ choisi dans le presse papier. Ce champ peut ainsi être inséré à l'aide du bouton "Coller", à tout endroit du Courrier Type.
Les noms des champs sont généralement les titres des zones de la fiche Prospect auxquelles ils correspondent.
Les exceptions sont:
. Les champs "Civil_Adresse" et "Civil_Texte" (cf. Nota 1 ci-dessous).
. Le champ "Date" qui permet d'insérer la date du courrier (chargée automatiquement lors de l'insertion dans le tableau).
. Les champs "Adresse1".
. Le Champ "Adresse Ville" combinaison du Code Postal et de la Ville (Le Cedex n'est pas rajouté automatiquement).
. Le champ "Code Lettre", code du Courrier Type concernée.
Nota 1: Quand il n'est pas connu le nom du correspondant peut être remplacé par le Libellé "Correspondant Vide" défini dans l'écran paramètre (ex. "Service
Achat") . Dans ce cas, il est très important de laisser la civilité à blanc (4ème et dernière option de la liste); la civilité dans le corps du courrier sera "Messieurs".
Nota 2: Le champ "Civil_Adresse" correspond à la civilité du correspondant dans le cas d'une personne
physique. Elle doit rester vide dans le cas d'un service (Ex.: "Service
Achat") pour éviter
"Monsieur Service Achat" dans l'adresse.
Le champ "Civil_Adresse" doit être utilisé dans l'adresse.
Par contre, dans le corps du courrier, il faut utiliser le champ "Civil_Texte". Ce champ, calculé par
le programme, est égal au champ "CIVIL" si ce dernier n'est pas vide et à "Messieurs" dans le
cas contraire.
Nota 3: Le champ "DATE" permet d'insérer la date du courrier (chargée automatiquement lors de l'insertion dans le tableau).
Nota 4: Les champs peuvent être utilisés une ou plusieurs fois, à un endroit quelconque du courrier
Nota 5: Les attributs de police des libellés des champs seront appliqués, à l'édition à la valeur de ces
champs.