Aide de DÉCLIC Prospection Sommaire de l'Aide Index de l'Aide Accueil du site
Cette fonction :
. crée un fichier d'adresses, image du tableau affiché dans les écrans Courrier, Mailing ou Archive.
. propose l'ouverture (éventuelle) d'un document principal de fusion (au sens Microsoft Word).
Si l'option de traitement N°12 est "X", le programme crée le fichier d'adresses Base_Liaison.xls (ou Base est le nom da la base utilisée), de format Excel.
Si l'option de traitement N°12 est "W", le programme crée le fichier d'adresses Base_Liaison.doc (ou Base est le nom da la base utilisée), de format tableau Word.
Un fichier d'adresses au format tableau Excel est plus maniable qu'un fichier au format tableau Word.
Par contre un fichier d'adresse au format tableau Excel est plus long a créer qu'un fichier au format tableau Word. (en fait au format "texte délimité par des tabulations"). Ceci n'est sensible que pour les gros fichiers d'adresses (plus de 1000 adresses).
D'autre part, pour certaines versions de Word (notamment la 2003), la fusion publipostage est plus difficile à mettre en place avec un fichier au format tableau Word.
Le document principal de fusion (au sens Microsoft Word) doit être un document Word qui doit avoir été préalablement lié au fichier d'adresses.
Pour effectuer ce lien, il faut, dans Microsoft Word, cliquer sur "Outils" puis sur "Lettres et Publipostage" pour afficher l'assistant au publipostage. Pour plus de détails consulter l'aide de Microsoft Word.
Ce lien étant établi, il convient d'insérer dans le document principal de fusion des champs correspondants aux entêtes de colonnes du fichier d'adresses, c'est à dire aux zones de l'écran principal (puisque le fichier d'adresses est une image du tableau courrier -ou mailing, ou archive-).
La fonction publipostage de Word permet alors d'imprimer autant de lettres que de lignes dans le tableau d'adresses, lettres dans lesquelles les champs sont remplacés par les valeurs correspondantes du tableau (donc de la base de données Déclic).
Nota: Le fichier d'adresses Base_Liaison.xls (ou Base_Liaison.doc) est remplacé à chaque fois. Si l'on souhaite conserver ce fichier d'adresses (pour garder trace de l'envoi) il convient de le copier sous un autre nom avec l'explorer Windows.