Aide de DÉCLIC Prospection Sommaire de l'Aide Index de l'Aide Accueil du site
Par archivage des courriers on désigne la conservation des éléments qui ont permis de les réaliser (dans le but d'éventuellement les rééditer). Ces éléments sont le code du Courrier Type (code qui caractérise le contenu du courrier) et les champs insérés dans le courrier (date du courrier, Entreprise, Adresse, Civilité, Correspondant, …
On distingue deux types d'archive très distincts:
. L'Archive des lettres dans le Tableau Archive: Le bouton "Archive" de l'Écran Courrier affiche le Tableau Archive (fond vert) à la place du Tableau Courrier (fond blanc)
Ce Tableau Archive permet de visualiser toutes les lettres qui ont été archivées automatiquement lors de l'impression, avec tous les champs du Tableau Courrier dont la date d'impression.
Plus précisément, la commande d'impression (bouton "Imprimer" + option "Impression") provoque le transfert du "Tableau Courrier" vers le "Tableau Archive" de toutes les lignes validées par "X" en colonne "Archive".
Le tableau archive contient donc également toutes les lettres qui ont été archivées sans avoir été imprimées, avec une date d'impression à blanc.
Notons que ce type d'archive ne concerne que les lettres (avec un code lettre-type majuscule), à l'exclusion des mailings, des Emails et des fax).
. L'Archive des courriers (lettres, Emails, fax) dans l'Écran Principal: Il s'agit, pour tous les courriers, sauf les mailings, de la conservation de la date suivie du code (sous la forme "jj/mm/aa:T") dans les zones archives, généralement nommées "Derniers Courriers" et situées à droite de la zone des correspondants, à côté de la petite zone réservée aux codes de lettres-types. L'archive du courrier ("jj/mm/aa:T) se place automatiquement sur la ligne du correspondant émetteur du courrier.
Notons que l'on peut toujours, comme dans les versions du logiciel antérieures à 2002, archiver les lettres (sous la forme "jj/mm/aa:X") dans une autre zone de l'écran principal choisie dans l'écran paramètre dans "zone des lettres expédiées".
Signalons le grand intérêt de cet archivage dans l'écran principal, car il permet d'être en permanence informé de tous les courriers expédiés aux correspondants.
Nota concernant l'archive des Mailings. L'archivage des mailings n'est pas concerné par ce qui précède.
L'archivage des Mailings est exposé en fin du chapitre "LES MAILINGS" ..